Biblia de Clasificación WebaDrive — Guía Definitiva por Organización
WebaDrive es el módulo de almacenamiento inteligente de GoWeBa. A diferencia de un simple almacenamiento en la nube, WebaDrive se basa en una arquitectura de clasificación de 7 pilares diseñada para que cada documento encuentre su lugar — automática o manualmente — con un 95% de precisión.
Esta guía es la referencia absoluta para entender dónde clasificar cada archivo. Está destinada tanto al usuario humano como a WEBA, la asistente IA, para que pueda archivar, encontrar y contextualizar cualquier documento.
Filosofía del sistema de 7 pilares
| # | Carpeta Maestra | Icono | Color | Propósito |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Por Atender | ⚠️ AlertCircle | 🟠 Naranja | Zona de triaje — todo archivo nuevo no clasificado llega aquí |
| 2 | Administración | 🏢 Building2 | 🔵 Azul | Documentos legales, gobernanza, permisos, seguros |
| 3 | Finanzas | 💰 DollarSign | 🟢 Verde | Contabilidad, facturación, impuestos, nómina |
| 4 | Operaciones | ⚙️ Cog | 🔘 Pizarra | Proyectos, proveedores, clientes, compras, producción |
| 5 | TI | 🖥️ Monitor | 🟣 Púrpura | Tecnología, software, seguridad, respaldos |
| 6 | Recursos Humanos | 👥 Users | 🩷 Rosa | Reclutamiento, expedientes de empleados, capacitación |
| 7 | Marketing | 📣 Megaphone | 🟡 Ámbar | Campañas, contenido creativo, ventas, promociones |
💡 Regla de oro: En caso de duda, un archivo va a Por Atender > Nuevo. WEBA lo reclasificará después.
Niveles de protección
| Tipo | Renombrar | Eliminar | Quién puede hacerlo |
|---|---|---|---|
SYSTEM_MASTER | ❌ No | ❌ No | Nadie — creado por el sistema |
SYSTEM_DEFAULT | ✅ Sí | ❌ No | El administrador puede renombrar |
CUSTOM_DOMAIN | ❌ No | ❌ No | Carpeta vinculada al dominio de la org |
CUSTOM | ✅ Sí | ✅ Sí | Carpeta creada manualmente |
Carpeta Dominio (8ª carpeta especial)
Además de las 7 carpetas maestras, cada organización tiene una carpeta Dominio con el nombre de su dominio personalizado (ej.: goweba.com, alainbessette.com). Esta carpeta contiene archivos directamente vinculados a la identidad web: logos, favicons, certificados SSL, archivos de verificación DNS, etc.
1. 🟠 Por Atender (Triaje)
Objetivo: Zona de aterrizaje temporal para archivos sin clasificar.
| Subcarpeta | Contenido |
|---|---|
| 📥 Nuevo | Adjuntos no procesados, archivos subidos sin destino, destino incierto |
| 🔄 En Progreso | Archivos en espera de validación, en revisión |
| ✅ Completado | Archivos procesados en espera de clasificación final |
🤖 Comportamiento WEBA: Analiza el contenido del archivo, identifica el tipo, sugiere destino y mueve automáticamente si la confianza supera el 90%.
2. 🔵 Administración
Objetivo: Todo lo relacionado con la estructura jurídica, legal y organizacional de la empresa.
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 🏛️ Gobernanza | Actas de asamblea, resoluciones, estatutos, organigramas |
| 📜 Permisos y Licencias | Permisos de operación, licencias profesionales |
| 🛡️ Seguros | Pólizas de seguro, certificados, reclamaciones |
| 📋 Arrendamientos y Contratos | Arrendamientos comerciales, contratos de servicio, NDA |
| ✔️ Cumplimiento | Informes de auditoría, conformidad regulatoria |
| 🌍 Países y Regiones | Documentos específicos por jurisdicción |
🔑 Contratos de trabajo → RRHH, no aquí. Contratos comerciales → aquí.
3. 🟢 Finanzas
Objetivo: Todo lo relacionado con el dinero — lo que entra, lo que sale, lo que se debe, lo que se posee.
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 📒 Contabilidad | Libro mayor, diarios contables, conciliaciones bancarias |
| 🧾 Facturación | Facturas clientes/proveedores, órdenes de compra, cotizaciones |
| 🏛️ Impuestos | Declaraciones fiscales, IVA, avisos de cotización |
| 💼 Nómina | Recibos de nómina, T4, resúmenes de nómina |
| 🏦 Financiamiento | Solicitudes de préstamo, subvenciones, documentos de inversión |
| 📊 Estados Financieros | Balances, estados de resultados, presupuestos |
4. 🔘 Operaciones
Objetivo: El corazón de la empresa — qué hacemos, con quién y cómo.
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 📐 Proyectos | Planes de proyecto, cronogramas, entregables |
| 🤝 Proveedores | Perfiles de proveedores, catálogos, evaluaciones |
| 👤 Clientes | Expedientes de clientes, SLA, correspondencia |
| 🛒 Compras | Órdenes de compra, comparaciones de precios |
| 🏭 Producción | SOPs, control de calidad, mantenimiento |
| 📦 Inventario | Listas de stock, movimientos, auditorías |
5. 🟣 TI (Tecnologías de la Información)
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 🖥️ Equipos | Inventario de hardware, garantías, manuales |
| 💿 Software y Licencias | Licencias de software, suscripciones SaaS, claves API |
| 🔒 Seguridad | Políticas de seguridad, auditorías, registros de incidentes |
| 💾 Respaldos | Planes de respaldo, procedimientos de recuperación |
6. 🩷 Recursos Humanos
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 🎯 Reclutamiento | Ofertas de empleo, CVs, notas de entrevista |
| 📂 Expedientes de Empleados | Contratos de trabajo, fichas personales |
| 🎓 Capacitación | Planes de formación, certificaciones |
| 📈 Evaluaciones | Evaluaciones de desempeño, objetivos |
| 🎁 Beneficios | Seguro colectivo, programas de bienestar |
🔑 Recibos de nómina → Finanzas > Nómina. Contratos de trabajo → aquí.
7. 🟡 Marketing
| Subcarpeta | Ejemplos |
|---|---|
| 📅 Campañas | Planes de campaña, calendarios editoriales |
| 🎨 Contenido Creativo | Logos, kit de marca, visuales, videos |
| 📊 Informes de Ventas | Rendimiento de ventas, análisis de pipeline |
| 📦 Material Promocional | Folletos, tarjetas de presentación |
| 🔍 Análisis Competitivo | Estudios de mercado, benchmarks, FODA |
Matriz de decisión rápida
| Tipo de documento | Carpeta correcta | Trampa a evitar |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Finanzas > Facturación | NO Operaciones > Proveedores |
| Contrato de trabajo | RRHH > Expedientes de Empleados | NO Administración > Contratos |
| Seguro colectivo | RRHH > Beneficios | NO Administración > Seguros |
| Factura SaaS | Finanzas > Facturación | Licencia → TI > Software |
| Recibo de nómina | Finanzas > Nómina | NO RRHH > Expedientes |
| CV de candidato | RRHH > Reclutamiento | NO RRHH > Expedientes |
| Auditoría financiera | Administración > Cumplimiento | NO Finanzas > Estados Financieros |
| Logo de empresa | Marketing > Contenido Creativo | NO carpeta Dominio |
Clasificación automática IA — Arquitectura híbrida (v2, junio 2026)
WEBA clasifica automáticamente los archivos adjuntos de emails y archivos subidos en la carpeta maestra y subcarpeta WebaDrive correcta usando un motor híbrido de 3 pasadas:
Pasada 1 — Análisis del nombre de archivo (30+ reglas trilingües)
WEBA inspecciona el nombre del archivo con 30+ reglas deterministas cubriendo FR/EN/ES:
| Palabras clave detectadas en el nombre | Carpeta destino |
|---|---|
factura, invoice, facture, recibo, receipt, reçu, cotización, quote | Finanzas > Facturación |
nómina, pay_stub, bulletin_paie, T4, W-2 | Finanzas > Nómina |
contrato_trabajo, employment_contract, contrat_travail | RRHH > Expedientes de Empleados |
cv, curriculum, resume, carta_presentación, cover_letter | RRHH > Reclutamiento |
seguro, insurance, assurance, póliza, reclamación | Administración > Seguros |
permiso, permit, licencia_pro, autorización | Administración > Permisos y Licencias |
arrendamiento, lease, bail, NDA, contrato_servicio | Administración > Contratos |
campaña, campaign, logo, folleto, publicidad | Marketing > Contenido Creativo |
backup, respaldo, servidor, licencia_software, API | TI > Software y Licencias |
proyecto, plan_proyecto, pliego_condiciones, entregable | Operaciones > Proyectos |
💡 Cada regla tiene una prioridad y un puntaje de confianza predefinido (90-95%). La regla más específica gana.
Pasada 2 — Contexto del correo padre
Si el archivo es un adjunto de email, WEBA refuerza su análisis con:
| Señal | Influencia |
|---|---|
| Asunto del correo | Las mismas 30+ reglas se aplican al asunto |
| Categoría WEBA | Si el email está clasificado OFFICE y el adjunto contiene "factura" → confianza reforzada |
| Remitente | Un email de billing@stripe.com con adjunto → Finanzas > Facturación |
⚠️ La combinación nombre de archivo + contexto email generalmente da un puntaje ≥ 90%, suficiente para clasificación automática.
Pasada 3 — LLM Fallback (casos ambiguos)
Si el puntaje de confianza después de las pasadas 1 y 2 permanece < 70%, WEBA invoca el LLM:
- El LLM recibe el nombre del archivo, tipo MIME, asunto y remitente del correo
- Elige entre las 7 carpetas maestras y sus subcarpetas
- Retorna un puntaje de confianza y una explicación
- Temperatura 0.15 para clasificación determinista
Matriz de decisión anti-trampas
| Documento | Carpeta CORRECTA | Trampa a evitar |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Finanzas > Facturación | NO Operaciones > Proveedores |
| Contrato de trabajo | RRHH > Expedientes de Empleados | NO Administración > Contratos |
| Seguro colectivo | RRHH > Beneficios | NO Administración > Seguros |
| Factura SaaS | Finanzas > Facturación | Licencia → TI > Software |
| Recibo de nómina | Finanzas > Nómina | NO RRHH > Expedientes |
| CV de candidato | RRHH > Reclutamiento | NO RRHH > Expedientes |
| Auditoría financiera | Administración > Cumplimiento | NO Finanzas > Estados Financieros |
| Logo de empresa | Marketing > Contenido Creativo | NO carpeta Dominio |
Umbrales de confianza
| Puntaje | Acción |
|---|---|
| ≥ 90% | Clasificación automática + notificación silenciosa |
| 70–89% | Sugerencia de clasificación — el usuario confirma o corrige |
| < 70% | LLM Fallback invocado. Si el LLM alcanza ≥ 70% → clasificado. De lo contrario → Por Atender > Nuevo |
Metadatos de clasificación
Cada archivo clasificado automáticamente recibe metadatos en su campo description:
[WEBA-CLASSIFIED] method=rules | confidence=92% | Factura de proveedor detectada
Estos metadatos permiten rastrear la decisión y auditarla posteriormente.
Buenas prácticas de nomenclatura
| Convención | Ejemplo |
|---|---|
| Tipo-Año-Mes-Descripción | Factura-2026-05-ClienteTremblay.pdf |
| Tipo-Fecha-Asunto | Acta-2026-03-15-Junta-Resoluciones.pdf |
| Categoría-Número | OC-2026-099-Suministros.pdf |
| Empleado-Tipo-Fecha | Elvis-Presley-Contrato-2026-01.pdf |
💡 WEBA puede renombrar automáticamente los archivos siguiendo estas convenciones durante la clasificación.
Trilingüe — Referencia de nombres de carpetas
| Français | English | Español |
|---|---|---|
| À prendre en charge | To Be Handled | Por Atender |
| Administration | Administration | Administración |
| Finances | Finances | Finanzas |
| Opérations | Operations | Operaciones |
| IT | IT | TI |
| Ressources humaines | Human Resources | Recursos Humanos |
| Marketing | Marketing | Marketing |
📘 Esta guía es la Biblia de Clasificación WebaDrive — Versión Definitiva. Constituye la referencia única para toda operación de clasificación de archivos en GoWeBa, ya sea por un humano o por WEBA.